Datenschutz im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes:

Die Einhaltung der Compliance-Regeln beinhaltet die Einhaltung von Gesetzen (insbesondere das Hinweisgeberschutzgesetz, BDSG, DSGVO), Richtlinien und freiwilligen Verpflichtungen. Dies stellt für Proway eine Selbstverständlichkeit dar und ist Bestandteil eines verantwortungsvollen und ethisch vertretbaren Handelns und Verhaltens.

Wir haben den Anspruch, mögliche Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen, um diese anschließend umfassend aufarbeiten zu können. Wir wollen sicherstellen, dass Fehlverhalten alsbald möglich unterbunden wird.

Über unser Hinweisgebersysteme haben Sie die Möglichkeit, Auffälligkeiten und Beschwerden direkt mitzuteilen und an uns zu übermitteln.

Als Hinweisgeber entstehen Ihnen, durch Meldungen von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind, keinerlei Nachteile. Das Hinweisgebersystem dient jedoch nicht dazu falsche Anschuldigungen zu machen oder gar absichtlich Falschinformationen zu melden.
Vielen Dank für Ihren Hinweis!

1. Verantwortlichkeiten

Für das Hinweisgebersystem im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes verantwortlich ist

Proway GmbH
Ingeborg-Bachmann-Straße 71-73
89134 Blaustein

Den Datenschutzbeauftragten der Proway GmbH erreichen Sie unter oben angegebener Adresse oder unter datenschutz@proway.de

2. Kontaktmöglichkeiten als Betroffener

Sollten Sie als Hinweisgeber:in Fragen zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, die Sie bei der Hinweisgabe hinterlassen haben, oder die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen, können Sie sich gerne an compliance@proway.de wenden. Ferner steht Ihnen auch der Datenschutzbeauftragte der Proway GmbH zur Verfügung.

Datenschutzbeauftragter
Proway GmbH
Ingeborg-Bachmann-Straße 71-73
89134 Blaustein

E-Mail: datenschutz@proway.de

Dasselbe gilt für die Geltendmachung der Ihren zustehenden Rechte in Bezug auf Ihre Daten.

Wir bestätigen Ihnen als hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen. Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung geben wir Ihnen eine Rückmeldung hinsichtlich geplanter bzw. ergriffener Folgemaßnahmen und den dafür bestehenden Gründen.

3. Welche Daten werden zu welchem Zweck verarbeitet?

3.1 Datenkategorien

Sollten Sie sich entscheiden, unser Hinweisgebersystem zu nutzen, werden Sie um die Angabe folgender Datenkategorien gebeten:

• Nach- und Vorname
• Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
• Telefonnummer
• E-Mail
• Optional: Datum, Uhrzeit, Dauer, Häufigkeit des Vorfalls
• Umstände, Rahmenbedingungen des Vorfalls
• Optional: Ort des Vorfalls unter Angabe der Adresse des Vorfallortes sowie der Räumlichkeiten
• Optional: Unter Umständen Namen und sonstige Kontaktdaten weiterer betroffener Personen, die im Hinweis genannt werden
  Angaben darüber, in welcher Beziehung Sie zu unserem Unternehmen stehen

3.2 Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

3.2.1 Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Meldungen im Rahmen des Hinweisgebersystems zu prüfen, zu bearbeiten und nachzuverfolgen, die auf einen potenziellen Verstoß gegen Compliance-Vorgaben aufmerksam machen (vgl. EU-Richtlinie zu Whistleblowing, EU 2019/1937). Dies umfasst auch die Kommunikation mit rechtlichen Instanzen wie Gerichten, Behörden und Prüfgesellschaften oder weiteren ermittelnden Personen. Des Weiteren möchten wir Fehlverhalten, tatsächliche oder mögliche Straftaten, gravierende Verletzungen interner Vorgaben und Ordnungswidrigkeiten aufklären und zukünftig verhindern sowie Compliance Prozesse im Rahmen unseres Nachhaltigkeitsmanagementsystems umsetzen und verbessern.
3.2.2 Proway hat gem. Art. 6 Abs. 1f DSGVO ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Es besteht in der Umsetzung rechtlicher Vorgaben (Art. 6, Abs. 1c DSGVO), der Plausibilitätsprüfung eines gegebenen Hinweises, der Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche und unserer Rechte, der Verhinderung von Verstößen gegen Ordnungsrecht sowie der Entlastung und Unterstützung von Beschäftigten und Betroffenen, insbesondere im Falle einer Straftat (§ 26 Abs.1 BDSG).

4. Einwilligung

Sobald Sie Ihre Meldung absenden, geben Sie der Proway GmbH Ihr Einverständnis, Ihre personenbezogenen Daten zu den in Kapitel 3.2.1 erläuterten Zwecken zu verarbeiten. Ihre Einwilligung umfasst auch Ihr Einverständnis, Ihre personenbezogenen Daten so lange verarbeiten zu dürfen, wie es eine angemessene Vorfallsbewertung im Rahmen des weiteren Vorgehens im Nachgang erfordert.

5. Speicherungsdauer Ihrer Daten und Aufbewahrungsfristen

Ihre übermittelten personenbezogenen Daten speichern wir so lange, bis der Sachverhalt, der Ihrem Hinweis zugrunde liegt, aufgeklärt und abschließend beurteilt wurde. Sollten landesspezifische gesetzliche, vertragliche und satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen bestehen, speichern wir Ihre Daten darüber hinaus. Wurde Ihr Hinweis abschließend bewertet und beurteilt, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den landesspezifischen, gesetzlichen Vorgaben, es sei denn es liegen rechtliche Gründe für eine längere Speicherung vor.

6. Sicherung Ihrer Daten

Ihre Hinweise und die darin enthaltenen personenbezogen Daten behandeln wir zu jeder Zeit absolut vertraulich. Lediglich vorab definierte, dafür geeignete Mitarbeiter bearbeiten Ihre Meldungen. Der Sachverhalt und seine Aufklärung werden von den entsprechenden Kollegen unter zu jeder Zeit berücksichtigten, absoluten Vertraulichkeit geprüft und durchgeführt. Dabei schützen wir Ihre Daten vor potenzieller, unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Manipulation, Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugtem Zugriff oder unbefugter Offenlegung. Durch erforderliche technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau gegeben ist. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

7. Datenweitergabe

Wenn der Inhalt und die Aufklärung des Hinweises dies zwingend erforderlich machen, können Ihre Daten an weitere Verantwortliche wie bspw. Behörden übermittelt werden. Dies geschieht nur, wenn wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche bzw. gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sind. Für den Fall, dass Daten an Empfänger weitergegeben werden, die ihren Sitz außerhalb der EU bzw. in sogenannten Drittstaaten haben, stellen wir sicher, dass bei diesen Empfängern entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder Ihre Einwilligung in die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten vorliegt.

8. Rechte als Betroffener

Als Betroffener stehen Ihnen folgende Rechte zu:

8.1 Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

8.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

8.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

8.6 Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

8.7 Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Art. 13 Abs. 2 lit.d DSGVO

Als Betroffener steht Ihnen ebenfalls im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem sich der Sitz unseres Unternehmens befindet. Der folgende Link stellt eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten bereit: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

9. Änderung vorliegender Datenschutzerklärung

Das Recht, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen inklusive der Datenschutzerklärung entsprechend derzeit gültiger, gesetzlicher Vorgaben anzupassen bzw. zu verändern, behalten wir uns vor. Gültig ist stets die aktuelle Version der Datenschutzerklärung.